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Zeitmanagement. Laut Wikipedia versteht man darunter „im Rahmen des Selbstmanagements alle Maßnahmen, die zur Verfügung stehende Zeit möglichst produktiv zu nutzen“.

Wie geht es dir damit, wenn du diesen Begriff liest oder hörst?
Ich denke mir meistens so: Ja, sollte ich auch machen. Das Thema endlich mal richtig angehen. Mir meine Zeit ordentlich einteilen. Wenn die Zwillinge im Kindergarten sind. Damit ich die mir dann zur Verfügung stehende Zeit möglichst produktiv nutzen kann. Um mein Business vorwärts zu bringen, Sichtbarkeit zu bekommen, mehr Umsatz zu machen, …
Allein beim Aufschreiben dieser Gedanken gerate ich schon wieder in Stress. Nicht mehr so sehr wie früher, aber in mir triggert es doch noch etwas.

Zusammenarbeit mit Kund*innen vs. eigene Projekte

Zwischenzeitlich habe ich zwar eines meiner Business-Standbeine wieder aufgegeben – ich war drei Jahre lang im Network Marketing tätig; eine Zeit, in der ich viel gelernt habe und nun einfach weiß, dass es doch nicht das richtige für mich ist –, denn da will noch so viel aus mir raus an eigenen Projekten. Gerade auch, weil ich inzwischen das Gefühl kenne, wie es ist, ein eigenes Produkt in die Welt zu bringen.

Als Grafikdesignerin unterstütze ich andere Menschen dabei, mutig in die Sichtbarkeit zu gehen. Ich gestalte unkonventionelle Marketing-Werkzeuge für sie, damit ihre Wunschkund*innen immer noch an sie denken, wenn meine Kund*innen längst im Feierabend sind. Das tue ich gerne. Nein, das Wort ist zu schwach. Ich liebe es!

Und doch hatte sich da in mir eine innere Unruhe aufgebaut. Ich wollte endlich etwas Eigenes haben. Ein angreifbares Produkt. Herausgekommen ist dabei zum Beispiel mein erstes eigenes Buch, das ich im September 2021, an meinem Geburtstag, veröffentlicht habe. Es heißt „10 Wochen zu früh – Ein einschneidendes Erlebnis“ und ich erzähle darin meine persönliche Geschichte, wie ich als Zwillingsmama und Unternehmerin mein Leben so gestalte, wie es für mich richtig ist.

Es sind noch so viel mehr Ideen in meinem Kopf, die das Licht der Welt erblicken dürfen.

Und doch weiß ich ganz genau, dass ich deswegen die Zusammenarbeit mit meinen Kund*innen auf keinen Fall aufgeben möchte. (Allerdings suche mir die Menschen, mit denen ich zusammenarbeiten möchte, ganz genau aus. Lies dazu auch meinen Blog-Artikel „Wieso du nicht jeden Auftrag annehmen solltest“.)

Es dürfen beide Arten meines Business auf ihre Weise nebeneinander sein. Kein „entweder oder“. Sondern definitiv „und“!

Meine Kreativität managen?

Meine Kreativität zu „managen“ und mir meine Zeit möglichst produktiv einzuteilen, das funktioniert für mich nicht so wie es mit anderen Projekten möglich ist. Mich festzulegen, dass ich zuerst dieses und dann jenes und dann folgendes abarbeite, das blockiert mich. Ich kann und will nicht auf Knopfdruck kreativ sein müssen. Ich brauche dazu eine enge Verbindung zu meinen Kund*innen und die entsprechenden Impulse, um loslegen zu können. (So war es beispielsweise heute auch mit diesem Blog-Artikel.)

Und die Ideen kommen manchmal auch einfach um 1 Uhr nachts vor einem Termin, für den ich um 5:30 Uhr aufstehen muss. Oder während ich schwimme.

Wenn ich versuche, mich in einen strikten Plan zu pressen, bei dem ich nur noch Dinge abarbeite und mir keine Freiheit und Flexibilität mehr lasse, dann fühle ich mich total eingeengt. Was irgendwann dazu führt, dass ich so überfordert bin, dass ich irgendwann gar nichts mehr mache und sich die To do’s immer höher stapeln.

In mich hineinfühlen und mir die Erlaubnis geben!

Eigentlich hatte ich mir überlegt, dir hier – neben meinen eigenen Erfahrungen – auch eine Übersicht von verschiedenen klassischen Zeitmanagement-Möglichkeiten zu geben. Allerdings sind diese ganz einfach im Internet auf anderen Blogs zu finden.
Und vielleicht geht es dir ja so wie mir: Du kennst die üblichen Tools und irgendwie funktionieren sie doch nicht für dich. Dann würdest du vermutlich entweder hier abbrechen zu lesen oder eine ganze Menge Text überspringen. Statt also deine und meine Zeit zu verschwenden, will ich dir gleich von meinen eigenen Erfahrungen erzählen.

Wie gehe ich nun also vor, damit ich mich nicht eingeengt fühle, sondern meiner Kreativität freien Lauf lassen kann? Und falls ich doch einmal wieder in unerwünschte Verhaltensweisen falle, dass ich sie möglichst reduziert halten kann oder zumindest schnell wieder raus komme?
Einfach nur „in den Tag hineinleben“ funktioniert ja auch nicht. Allerdings fühle ich jeden Tag neu in mich hinein, was jetzt wirklich dran ist. Und das kann natürlich die ursprüngliche Planung, die ich mir grob erstellt habe, auch wieder komplett durcheinander werfen. (Wie ich bewusst Impulse ansteuere, um meine Kreativität zu unterstützen, darüber erzähle ich dir später in einem anderen Blog-Beitrag.)

Ein ganz wichtiger Punkt, den ich dabei für mich lernen durfte: Ich gebe mir die Erlaubnis dazu! Denn wenn ich in mir ständig das Gefühl herumtrage, dass es zwar eigentlich so richtig für mich wäre, es aber alle anderen ja auch nicht so machen (Woher will ich das denn überhaupt wissen? Es ist eine reine Annahme.), sondern es schaffen, mit vielen großartigen Maßnahmen ihre Zeit zu managen… (Da fange ich schon wieder selbst an, mit negativen Gedanken in meinem Kopf herum zu pfuschen. Wooosaah! Ich darf genau so sein, wie ich bin! Und es gibt genügend Menschen da draußen, für die ich genau deshalb die richtige Grafikdesignerin bin, weil ich so arbeite wie ich arbeite.)

Meine drei wichtigsten Werkzeuge für Flexibilität und Kreativität

Ich nutze verschiedene Werkzeuge, die mich dabei unterstützen, dass ich so arbeiten kann, wie es für mich passend ist. Die drei Werkzeuge, die aktuell am wichtigsten für mich sind, möchte ich dir hier vorstellen:

1. Excel-Liste
als Übersicht für meine To do’s, Angebote und Rechnungen

2. Digitale Kalender,
die auf meinem MacBook und meinem Smartphone synchronisiert sind, um alle Termine im Blick zu haben – sowohl Business als auch Familie als auch (ganz wichtig!) Zeit für mich

3. Mein undatierter Wochenplaner,
um eine grobe Planung für den jeweiligen Tag bzw. die aktuelle Woche zu machen

Excel-Liste: To do’s, Angebote und Rechnungen

Ich nutze eine Excel-Datei um mir eine Übersicht über die aktuellen Projekte und den jeweiligen Status zu verschaffen. Zusätzlich halte ich auch Termine fest, wann ich ein Angebot gemacht habe und welche Rechnungen ich schreiben darf bzw. offen sind.

1. Aufgaben – offen

• Benennung: Kunden-Name und Projekt-Name
• gegebenenfalls Datum: wenn ein bestimmter Termin festgelegt wurde
• farbliche Markierung: rot = Prio 1, orange = Prio 2, gelb = Prio 3

2. Aufgaben – wenn X fertig ist

Hier notiere ich mir die Aufgaben, die ich angehen kann, wenn etwas anderes fertig gestellt wurde. Beispielsweise die Gestaltung einer Visitenkarte, wofür es zuerst noch das Logo inklusive Schrift- und Farb-Definitionen braucht.

3. Status Kommunikation

• Benennung: Kunden-Name und Projekt-Name (inklusive Datum, wann ich die letzte Layout-Variante übermittelt habe)
• Status: Welche Aufgabe (z.B. Feedback, Angebot, Infos, …) muss von wem (z.B. Kund*in, Druckerei, …) erledigt werden, damit ich weitermachen kann
• Datum: Wann ist die letzte Kontaktaufnahme diesbezüglich erfolgt

4. Termine

Hierbei handelt es sich um Gesprächstermine – sei es via Telefon oder Zoom oder (besonders aktuell eher selten) um einen Termin vor Ort. Beispielsweise wenn ein Kennenlern-Gespräch ansteht, ein Kreativ-Workshop, ein Podcast-Interview, etc.

• Benennung: Name und um was geht es
• Datum 1: Wann und wie (Tel., Zoom, persönlich) findet der vereinbarte Termin statt
• Datum 2: Wann wurde der Termin festgelegt

5. Angebote – warte auf Auftragserteilung

Das ist für mich wichtig, da meine Angebote immer nur für einen bestimmten Zeitraum gelten. Deshalb will ich rechtzeitig vor Ablauf mit der jeweiligen Person Kontakt aufnehmen, um zu erfahren, wie es aussieht. Ob ich gegebenenfalls noch Fragen beantworten kann. Ob es eine Ergänzung oder Änderung braucht.

• Benennung: Kunden-Name und potenzielles Projekt
• Datum 1: Wie lange ist das Angebot gültig
• Datum 2: Wann habe ich das Angebot verschickt

6. Rechnung – schreiben bzw. offen

Ich habe ein separates Excel-File, indem ich alle Details zu den gesendeten Rechnungen festhalte. Dort sehe ich auch, wie viel ich in jeweiligen Monat bereits eingenommen habe bzw. wie hoch die offenen Beträge sind. Außerdem weiß ich, wie der Status meines Jahresziels ist heruntergebrochen auf den entsprechenden Monat.
In der Excel-Datei mit meinen To do’s gibt es dennoch einen Bereich für die Rechnungen. Sobald ein Projekt abgeschlossen ist und abrechnen kann, kopiere ich mir die entsprechende Projekt-Zeile aus „Aufgaben“ bzw. „Status Kommunikation“ unter „Rechnungen schreiben“. Somit vergesse ich keine Rechnung und kann sie später in einem Block abarbeiten.
Wenn ich die Rechnung verschickt habe (übrigens immer digital), notiere ich mir im Bereich „Rechnungen offen“ den Kunden-Namen, die Summe und wann die Rechnung versendet wurde. So reicht es für den schnellen Überblick, wenn ich eine Excel-Datei offen habe.

Digitale Kalender: Übersicht alle Termine

Ich finde digitale Kalender total praktisch, weil sie sowohl zwischen meinem MacBook und meinem Smartphone synchronisiert sind als auch den Geräten meines Mannes. So habe ich alle Termine im Blick.

Wir haben aktuell vier verschiedene Accounts, die alle in einem Kalender ersichtlich sind. Anhand der verschiedenen Farben kann ich schnell erkennen, um welchen Termin es sich jeweils handelt.

Ich selbst nutze zwei Accounts – einmal für mein Business und einmal für die privaten Termine. Dort plane ich mir bewusst Zeit für Me-Time ein. (So priorisiere ich mich selbst. Das ist ganz wichtig. Das hilft mir auch, wenn ich nach möglichen Business-Terminen gefragt werde. Dann kann ich sagen, dass ich da bereits einen anderen Termin habe – ohne das Gefühl zu haben, mich weiter erklären zu müssen.)

Außerdem gibt es die Familien-Termine – sei es wann die Zwillinge im Kindergarten sind oder auch unsere gemeinsamen Aktivitäten.

Und zu guter Letzt habe ich auch Einblick in die Termine meines Mannes (angestellt, derzeit Homeoffice) – dort sehe ich zum Beispiel, wann er Video-Konferenzen hat und somit nicht erreichbar ist. Das ist besonders bei Randzeiten wichtig, wenn einer dieser Termine in die Kindergarten-Bring- oder Hol-Zeiten fällt.

Undatierter Wochenplaner: grobe Tages- und Wochen-Planung

Ganz egal welche Zeitmanagement-Methode ich nutze, für mich war und ist es wichtig, ein Tool zu haben für meine flexible Tages- und Wochen-Planung. Und ganz bewusst ein analoges Werkzeug zusätzlich zu den vielen digitalen Kalendern, die ich für die Termin-Planung nutze.

Da ich keinen für mich passenden Kalender gefunden hatte, habe ich ganz einfach selbst einen für mich gestaltet. Ich habe mir überlegt: Welche Dinge sind für mich wichtig? Wie möchte ich den Wochenplaner nutzen? Wie soll die Aufteilung sein?

1. Undatiert

Der Wochenplaner sollte undatiert sein, damit ich jederzeit beginnen kann ihn zu verwenden, ohne vom Datum abhängig zu sein. Und um keine Doppelseiten überspringen zu müssen – was mit meinem Wert „Nachhaltigkeit“ kollidieren würde.

(Hinweis: Aufgrund der Tatsache, dass der Wochenplaner undatiert ist, eignet er sich nicht wirklich für die Jahresplanung, da sonst komplett alle Daten gleich am Anfang händisch eingetragen werden müssten – was ein größerer Zeitaufwand ist. Wenn jedoch die Nachfrage da ist, erstelle ich für nächstes Jahr gerne einen datierten Kalender. Melde dich gerne bei mir, wenn du Interesse hast.)

2. Basic-Layout

Hier war mir wichtig, dass mich das Layout nicht ablenkt, sondern unterstützt, indem es ganz reduziert gestaltet ist.

3. Möglichkeiten

Ich wollte meine Tage und Wochen unkompliziert planen und auch mal umplanen können. Daneben auch Aufgaben priorisieren. Und dazu noch meine Gedanken festhalten, wenn es mal schnell gehen soll, damit mir die Ideen nicht entfleuchen – ohne von einem technischen Gerät abhängig zu sein, das Akku braucht.

4. Fokus

Als ich den Kalender erstellt habe, hatte ich gleich zwei Einkommensstandbeine. Dazu noch meine Rolle als Mama. Ich wollte auch Zeit mit meinem Mann haben. Und natürlich für mich selbst. Meine Gedanken sprangen deshalb oftmals hin und her zwischen den verschiedensten Dingen und abends fragte ich mich, was ich denn heute überhaupt geschafft habe.

Aus diesem Grund war es mir wichtig, mich zumindest auf die 1 Sache festzulegen, die ich auf jeden Fall an dem bestimmten Tag erledigen werde (Priorität A).

Da ich besonders anfänglich das Gefühl hatte, ob es denn wirklich ausreichend ist, wenn ich „nur“ eine Sache schaffe, wollte ich 2 weitere To do’s festhalten können (Priorität B & C). Falls ich dann doch schneller bin als gedacht …

5. Farbcodierung

Fakt ist, als Mama kann ich in erster Linie dann arbeiten, wenn die Zwillinge anderweitig betreut sind – sei es, wenn sie im Kindergarten sind oder bei der Oma. Ja, manche Sachen gehen inzwischen auch mal neben den Zwillingen, wenn sie eh selbst beschäftigt sind. Doch um mich konzentrieren zu können, brauche ich meine Ruhe.

Aus diesem Grund wollte ich neben dem Zeitbereich eine schmale Spalte haben, um sie meiner persönlichen Farbcodierung zur groben Aufteilung meiner verfügbaren Zeit versehen zu können. (Bei gekauften Kalendern hatte ich mir diese Spalte bisher immer selbst eingezeichnet.) In erster Linie nutze ich diesen Bereich, um schnell zu sehen, wann die Zwillinge im Kindergarten sind. Andere Optionen sind die Aufteilung in Business, Familie und Zeit für mich selbst. Oder in verschiedene Einkommensstandbeine oder in Arbeit im Business und am Business, etc.

6. Zeiteinteilung

Die Tage von Montag bis Freitag haben jeweils einen Zeitstrahl von 6 Uhr bis 22 Uhr. Diesen Zeitbereich habe ich ausgewählt, weil meine frühesten Termine um diese Uhrzeit beginnen bzw. die längsten Termine meistens um 22 Uhr enden.Für die detaillierte Planung wollte ich einen Bereich haben, der im Viertelstunden-Takt aufgeteilt ist. (Eine halbstündliche Aufteilung ist mir zu wenig.) Dort unterteile ich meine Zeit in To do’s (mit einer groben Abschätzung des jeweiligen Zeitaufwandes) und Termine.

Damit ich die Planung unkompliziert abändern kann, nutze ich gerne einen Bleistift. Alternativ habe ich Korrekturroller* – so kann ich den Bereich einfach überschreiben, statt die Sachen durchzustreichen und mühsam daneben oder rundherum zu schreiben.

7. Format & Materialien

Für mich war das Format sehr angenehm, aus diesem Grund habe ich es übernommen.

Bezüglich dem Papier war mir wichtig, dass es gut beschreibbar ist. Somit durfte es kein Papier sein, bei dem beispielsweise ein Kuli schnell verschmieren würde.

Der Kalender hat einen Hardcover-Umschlag, damit er stabil ist und der Innenteil geschützt. Die Fadenbindung habe ich ausgewählt, damit der Kalender von selbst flach auf dem Tisch liegen bleibt.

Mein undatierter Wochenplaner hat die ISBN 9783752629422 und ist erhältlich bei BoD – Books on Demand, einer regionalen Buchhandlung deiner Wahl oder Amazon*.

Ich hoffe, der Einblick in mein flexibles und kreatives Zeitmanagement hat dir weitergeholfen. Welche Werkzeuge nutzt du für dich?